先日お届けした「給与計算で便利なEXCEL TIPS集」では、「今までこんな関数知りませんでした」と言った感想を複数いただきました。ありがとうございます。そこで今回は、第16回として「時間集計をうまく表示したい！」をお送りします。

　EXCELの日付・時間の表示や集計には、独特なクセがあります。そのため、ちょっとした関数や設定を知るか否かで、EXCELの利用方法が大きく異なってきます。今回は、その「ちょっとした設定」である時刻の書式設定についてご紹介します。

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【質問】
　当社では、給与計算に使用する勤怠データをEXCELに入力して管理しようとしています。ところがEXCELで1ヶ月の時間集計を行ったところ、期待する数値が出ませんでした。どうしたら良いでしょうか？

【回答】
　おそらくセルの書式が書式の設定が24時間表示になっています。時間の合計を求めるためにはセルの書式設定を変更する必要があります。

【解説】
　EXCELの時間計算は通常、24時間管理で行われています。このため、8:30を3日間合計すると1:30になります。これはセルの書式設定が【h:mm】であるためです。これを【[h]:mm】の設定にすることで時間の合計が求められます。設定の手順は以下の通りです。
設定するセルを選択する。
[書式]-[セル]を選択する。
表示形式の[ユーザー定義]で　[h]:mm　と入力。

【まとめ】
　給与計算における勤怠データ集計はもっとも設定が煩雑な部分だと言われています。EXCELの利用は入力の手間がかかりますが、カスタマイズが簡単で、広く利用されているソフトですので、利用価値は非常に高いと言えるでしょう。

(宮武貴美)

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