先日、給与計算ソフトのデータエクスポート形式についてのご質問がありました。久々の給与計算で便利なEXCEL TIPS集は「給与計算ソフトから出力するデータ形式」について取り上げ、そのデータをEXCELで加工する方法について見てみることにしましょう。

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【質問】
　給与計算ソフトからデータをエクスポート（書き出し）できると聞きました。エクスポートの方法は給与計算マニュアルに載っているのですが、実際にはどのようなデータができるのでしょか？また、データをEXCELで読み込むにはどのようにすれば良いですか？

【回答】
　一般的な給与計算ソフトは「csv形式」で出力されます。EXCELとも互換性があり、EXCELからファイルを指定することで読み込むことができます。

【解説】
「csv形式」とは？
　「csv」とは「Comma Separated Value format」の頭文字をとっており、その名の通り、データがカンマによって区切られたものです。値とカンマだけを使用しているため、「メモ帳」などのテキストエディタで内容を確認することができます。
[例]左上の図をメモ帳(テキストエディター)で開いたもの
　　社員番号,氏名,部門,性別,基本給
　　2001,村上茜,111,女性,250000
　　2005,服部重雄,122,男性,210000
　　2012,松坂良子,123,女性,250000
　　2013,田中陽子,112,女性,180000
　　2020,柴田早苗,112,女性,180000
　　2034,高木遥,122,女性,200000
　　2043,山田太郎,111,男性,300000
　　2051,斉藤英樹,122,男性,180000
　　2067,井上雄二,111,男性,260000
　　2077,鈴木仁,123,男性,240000
　　2083,高橋慶介,111,男性,210000
　　2089,鈴木次郎,121,男性,400000

EXCELで読み込む方法とは？
　まずはEXCELを起動してから以下の作業を行います。
1)[ファイル]-[開く]→エクスポートしたデータを指定→[開く]ボタン押下
※この際に「ファイルの種類」を「すべてのファイル*.*」にしておく必要があります。
2)[テキストファイルウィザード]が開く
3)[カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ]を選択
　　→[次へ]ボタンを押下
4)区切り文字の「カンマ」にチェックを入れる→[完了]ボタン押下
※データのプレビューがでますので確認しながら行うと良いでしょう。

【まとめ】
　データのエクスポートと聞くと敷居が高く感じられますが、実際に行ってみると意外に簡単にEXCELで取り扱うことができます。この作業を行えば、給与計算ソフトに登録されている社員の個人データや給与データなどをEXCELで加工し、様々な形で二次利用することができます。このTIPS集では取り上げるタイミングが遅くなりましたが、是非ともお試し頂ければ幸いです。

(宮武貴美)

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