最近、総務業務の効率化・合理化に関する相談をたくさん頂くようになりました。そこで今回から、総務業務の中でも「給与計算業務」に絞って業務改善案の検討を不定期連載していきます。１回目は「給与計算ソフトからのデータエクスポート」について取り上げましょう。

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【質問】
　当社では賞与を計算する際に基本給をベースに支給額の決定を行なっています。これまでは、Excelで基本給や手当を管理しており、変更があるたびにこのExcelデータと給与計算ソフトのデータを変更しています。従業員数も増え、メンテナンスに時間がかかるため、何か良い方法を考えたいと思っています。どのような方法が考えられるでしょうか？

【回答】
　多くの市販の給与計算ソフトは、データのエクスポート機能が装備されています。この機能を利用することで、給与計算ソフトに登録されているデータをExcelでも利用できるcsv形式（こちらを参照）等で出力することができます。今回の場合、賞与額の検討に入る段階で、このエクスポート機能を利用してデータを出力することによって、最新のデータでの管理が可能となります。
例)給与奉行21(OBC)の場合
　[随時処理]－[汎用データ作成]メニューを選択。その中から社員情報の[社員番号]、[氏名]、[基本給]を選択し保存することで現在、給与奉行に登録されている社員情報を出力することができます。（画像はクリックして拡大）

【まとめ】
　同じ内容を複数のデータベース(※)で管理することで、ひとつの情報が変更されることで複数のデータベースを変更する必要性がでてきます。その作業には入力ミスなどのリスクが含まれており、常に複数のデータベース間で整合性が取れているかを検証する必要性がでてきます。これを避けるために、基本給や固定手当等の最新情報は極力、給与計算ソフトというひとつのデータベースで管理を行い、必要に応じてそこから出力すると良いでしょう。
※今回の場合はExcelと給与計算ソフトの２つを表します。

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関連blog記事
2007年1月17日「給与計算で便利なEXCEL TIPS集「給与計算ソフトのデータをEXCELで活用」」
https://roumu.com
/archives/50861102.html

(宮武貴美)

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