本日は「給与計算で便利なEXCEL TIPS集」の第７回目。今回は「部門番号で整理したい！」 として、エクスポートしたデータから特定のデータを切り出す方法を取り上げてみましょう。

　給与計算ソフトからエクスポートしたデータは、様々な形式になっており、部門の情報については、階層になっているケースが見られます。効率よくこのデータを取扱うためには階層データを分解することが必要となります。

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【質問】
　当社で利用している給与計算ソフトからデータを部門データをエクスポートすると「100-120-122」という数値になります。マニュアルを見ると、「総務経理部-総務課-人事チーム」という内容になっているようです。当社では、様々なデータを部門で集計したいというニーズが強いので、エクスポートしたデータを使って効率的に集計をしたいと考えてます。これらのデータを利用するにはどのような方法がありますか？なお、参考までに当社の組織図の一部を書いておきます。
　100　総務経理部
　　　　110　経理課
　　　　　　　111　経理チーム
　　　　　　　112　予算チーム
　　　　120　総務課
　　　　　　　121　総務チーム
　　　　　　　122　人事チーム
　　　　　　　123　秘書チーム

【回答】
　EXCELのLEFT関数、RIGHT関数およびMID関数を利用することで、一塊のデータから、指定した一部分を切り出すことができます。

【解説】
　「100-120-122」という形式のままデータを取り扱うことは非常に冗長で管理がしづらいものです。そこで「100-120-122」というデータを分解して管理する方法を考えてみましょう。今回は文字列の一部分を切り出す「LEFT」「MID」「RIGHT」という３つの関数を取り上げます。
1.LEFT関数
■EXCELのヘルプ
　=LEFT(文字列,文字数)
　文字列の先頭から指定された数の文字を返します。

　　文字列　取り出す文字を含む文字列を指定します。
　　文字数　取り出す文字数 (文字列の先頭からの文字数) を指定します。

■利用方法
　=LEFT(“100-120-122”,3)　　→「100」
　これで「総務経理部」所属の社員全員が100となり、「総務経理部」の集計ができるようになりました。

2.RIGHT関数
■EXCELのヘルプ
　=RIGHT(文字列,文字数)
　文字列の末尾 (右端) から指定された文字数の文字を返します。

　　文字列   取り出す文字を含む文字列を指定します。
　　文字数   取り出す文字数 (文字列の末尾からの文字数) を指定します。

■利用方法
　=RIGHT(“100-120-122”,3)　　→「122」
　これにより、「111　経理チーム」、「112　予算チーム」、「121　総務チーム」、「122　人事チーム」、「123　秘書チーム」の分類で集計できるようになりました。

3.MID関数
■EXCELのヘルプ
　=MID(文字列,開始位置,文字数)
　文字列の任意の位置から指定された文字数の文字を返します。MID関数では、半角と全角の区別なく 1 文字を 1 として処理が行われます。

　　文字列   取り出す文字を含む文字列を指定します。
　　開始位置   文字列から取り出す先頭文字の位置 (文字番号) を数値で指定します。その際、文字列の先頭文字の位置が 1 になります。
　　文字数   取り出す文字数を指定します。

■利用方法
　=MID(“100-120-122”,5,3)　　→「120」
　これにより、「110　経理課」、「120　総務課」の分類で集計できるようになりました。

【まとめ】
　今回は文字列の中から、指定した位置にあるデータを切り出す方法を説明しました。この加工により、EXCELのフィルタ機能も利用しやすくなるかと思います。そこで次回は関数から少し離れ、基礎編として「フィルタ機能の活用！」を、次々回は応用編として「切り出したデータから部門名を引っ張る！」をお届けします。

（宮武貴美）

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