給与計算のTIPS集も第８回を迎えています。今日は以前予告しました「フィルタ機能の活用！」をお届けします。

　給与計算ソフトからエクスポートしたデータを集計する際、複数の条件により絞込みを行うことがあります。今回は、その絞込みを行う方法を説明いたしましょう。なお、今日はこれまでのような関数の説明ではなく、EXCELの機能の説明となります。

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【質問】
　先日、エクスポートした給与計算データを部門別に切り出しました。切り出したデータの中で、人事チーム（122）の男性のデータを確認したいと思います。手間なく素早くできる方法は何がありますか？集計したいデータは以下の通りです。

社員番号　氏名　　　　　部門　 性別　基本給
2001　　　村上　茜　　　111　　女性　250,000
2005　　　服部　重雄　　122　　男性　210,000
2012　　　松坂　良子　　123　　女性　250,000
2013　　　田中　陽子　　112　　女性　180,000
2020　　　柴田　早苗　　112　　女性　180,000
2034　　　高木　遥　　　122　　女性　200,000
2043　　　山田　太郎　　111　　男性　300,000
2051　　　斉藤　英樹　　122　　男性　180,000
2067　　　井上　雄二　　111　　男性　260,000
2077　　　鈴木　仁　　　123　　男性　240,000
2083　　　高橋　慶介　　111　　男性　210,000
2089　　　鈴木　次郎　　121　　男性　400,000

【回答】
　EXCELのフィルタ機能を利用すると便利でしょう。

【解説】
　EXCELにはデータを抽出する[オートフィルタ]機能があります。

■利用方法
抽出したいデータの見出し（[社員番号]～[基本給]を選択します。
メニューより[データ]-[フィルタ]-[オートフィルタ]を選択します。
見出しの各セルの右側にフィルタ矢印[▼]が設定されます。
[部門]見出しの[▼]を押し、122を選択すると、以下のデータが選択されます。

社員番号　氏名　　　　　部門　 性別　基本給
2005　　　服部　重雄　　122　　男性　210,000
2034　　　高木　遥　　　122　　女性　200,000
2051　　　斉藤　英樹　　122　　男性　180,000

[性別]見出しの[▼]を押し、男性を選択するとさらにデータの絞込みができ、以下のデータが選択されます。
社員番号　氏名　　　　　部門　 性別　基本給
2005　　　服部　重雄　　122　　男性　210,000
2051　　　斉藤　英樹　　122　　男性　180,000

【まとめ】
　フィルタ機能は関数を使わずに手軽に利用できる機能です。[オプション]メニューを利用することで2つの条件を設定することもできます。一度、ご利用ください。

（宮武貴美）

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