本日は、給与計算で便利なEXCEL TIPS集をお送りしますが、気付けば早くも第９回の今回は「条件を設定して集計する！」をお届けします。

　給与計算からエクスポートしたデータは、文字や数字の羅列です。前回のようにフィルタを利用して絞込みを行うこともできますが、フィルタを使用せずとも、一定の条件を満たすデータ数のカウントや数値の集計を行うための関数が用意されています。そこで今回は、それを行う関数について説明しましょう。

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【質問】
　先日、エクスポートした給与計算データで部門の所属人数を調べたいと思っています。[オートフィルタ]機能のを使えば、その人数を数えることができますが、もっと便利にできる方法はありませんか？また、所属ごとの基本給の合計も知りたいと思っていますが、簡単に計算できますか？集計したいデータは前回と同じ以下のデータです。

社員番号　氏名　　　　　部門　性別　基本給
2001　　　　村上　茜　　　111　　女性　250,000
2005　　　　服部　重雄　　122　　男性　210,000
2012　　　　松坂　良子　　123　　女性　250,000
2013　　　　田中　陽子　　112　　女性　180,000
2020　　　　柴田　早苗　　112　　女性　180,000
2034　　　　高木　遥　　　122　　女性　200,000
2043　　　山田　太郎　　111　　男性　300,000
2051　　　斉藤　英樹　　122　　男性　180,000
2067　　　井上　雄二　　111　　男性　260,000
2077　　　鈴木　仁　　　123　　男性　240,000
2083　　　高橋　慶介　　111　　男性　210,000
2089　　　鈴木　次郎　　121　　男性　400,000

【回答】
　いずれもEXCELの関数を利用することで可能です。
所属人数：COUNTIF関数を利用します。
基本給合計：SUMIF関数を利用します。

【解説】
　EXCELには条件を指定し、一致したセルの個数を返す関数があります。また、これと類似した形式で条件に一致したセルの値を合計する関数もあります。これらの関数を順番に見ていきましょう。

所属人数
　部門を条件にすることで、「一致したセルの個数」＝「部門の所属人数」ととらえることができます。
■EXCELのヘルプ
　＝COUNTIF(範囲,検索条件)

　範囲　セルの個数を求めるセル範囲を指定します。
　検索条件　 計算の対象となるセルを定義する条件を数値、式、セル参照、または文字列で指定します。

■利用方法(部門111の社員数を計算する)
　＝COUNTIF([部門の列(※)],111)　→　「4」

　※部門の列とは、「村上　茜～鈴木　次郎」の部門「111～121」を指定します。　

基本給合計
　部門を条件にし、「一致したセルの基本給」＝「基本給の合計」ととらえることができます。

■EXCELのヘルプ
　＝SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)

　範囲　評価の対象となるセル範囲を指定します。
　検索条件　計算の対象となるセルを定義する条件を、数値、式、または文字列で指定します。
　合計範囲　実際に計算の対象となるセル範囲を指定します。

■利用方法(部門111の社員の基本給合計を計算する)
　＝SUMIF([部門の列(※1)],111,[基本給の列(※2)])　→　「1,020,000」

　※部門の列とは、「村上　茜～鈴木　次郎」の部門「111～121」を指定します。　
　※基本給の列とは、「村上　茜～鈴木　次郎」の基本給「250,000～400,000」を指定します。　

【まとめ】
　前回はデータの絞込み、今回はデータのカウントと集計を行いました。次回以降、この2つのあわせ技についても取り上げてみます。お楽しみに！

（宮武貴美）

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