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　新卒採用の際、内定者フォローを目的としてその父兄に送付する挨拶状のサンプルです。

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PDF形式　naitei_fukei_aisatu.pdf(8KB)

[ワンポイントアドバイス]
　近年、新卒採用の環境が売り手市場に大きく転じたことから、一定数の採用の確保と同時に、内定者の内定自体の抑制が大きな課題となっています。そのために内定者のフォローが重要となっていますが、フォローに当たっては内定者本人へはもちろんのこと、父兄に対してのアプローチも重要となってくるでしょう。企業のトップから挨拶状を送るとともに、企業の概況書や社内報を送ることで企業を少しでも企業を身近に感じてもらうことが求められます。

(宮武貴美)

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　労働基準法では、満15歳に達した日以後の最初の3月31日が終了するまでの児童を使用してはならないとされています。この年齢未満の児童を使用するためには、この書式を用い、所轄労働基準監督署長の許可を受ける必要があります。

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[ワンポイントアドバイス]
　児童使用許可申請書の他に年少者に関しては、証明書の備え付け義務等があり、労働基準法の第6章で一定の定めを行っています。 通常の企業で児童を雇用することはあまりないとは思いますが、もしそのような状態になった場合には必ずこの書式を使用し、監督署長の許可を受けるようにしましょう。

[根拠条文]
労働基準法第56条（最低年齢）
　使用者は、児童が満15歳に達した日以後の最初の3月31日が終了するまで、これを使用してはならない。
２　前項の規定にかかわらず、別表第1第1号から第5号までに掲げる事業以外の事業に係る職業で、児童の健康及び福祉に有害でなく、かつその労働が軽易なものについては、行政官庁の許可を受けて、満13歳以上の児童をその者の修学時間外に使用することができる。映画の製作又は演劇の事業については、満13歳に満たない児童についても、同様とする。

労働基準法第57条（年少者の証明書）
　使用者は、満18歳に満たない者について、その年齢を証明する戸籍証明書を事業場に備え付けなければならない。
２　使用者は、前条第２項の規定によつて使用する児童については、修学に差し支えないことを証明する学校長の証明書及び親権者又は後見人の同意書を事業場に備え付けなければならない。

(宮武貴美)

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　学卒者に、その入社日の日時とと持参物等を連絡する際に使用する案内状のサンプルです。

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[ワンポイントアドバイス]
　新卒の場合は、多くの会社では入社日に入社式とオリエンテーションを行い、そこで入社時の諸手続を行っているようです。この内容以外にも、集合時間や集合場所など、必要事項を追加してご利用下さい。電子メールで案内を行う場合も同様の文面で問題ありません。

(宮武貴美)

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　労働条件通知書は、従業員を採用した際にその労働条件を通知するための文書です。労働者にとって重要な内容となるため、採用後速やかに提示することが求められます。なお、厚生労働省からもモデル様式として提示されています。
□重要度：★★★★★
□官公庁への届出：不要
□法定保存期間：3年間（後々のトラブル発生を想定すれば、できるだけ長く保存することが望ましい）

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PDF形式　roudoujouken_tuchi.pdf(18KB)

[ワンポイントアドバイス]
　労働トラブルの多くは、そもそも雇い入れ時に賃金や労働時間、解雇・雇用終了の手続などについて、十分な説明がなされていないことにその原因を求めることができます。労働基準法にも労働契約締結に際しては労働条件を明示しなければならないという定めがありますが、法律が規定しているからという消極的な理由ではなく、労働トラブルを防止し、労使が安心して働くことができる環境を目指す意味からも、こうした書式を活用し、その条件明示を行っておきたいものです。

　内容については、労働契約書と同様、書式にある各項目について、労働条件を決定し、埋めていきます。就業規則に定めがある項目については、「就業規則の定めるところによる」でも構いません。ただし、その際は就業規則の内容をきちんと説明しておくことが求められます。また、パートタイマーや契約社員など、正社員以外の従業員については、賞与や退職金、雇用期間、特別休暇の有無など、正社員に比べて条件が低いところを特に明確化することが重要です。

[根拠条文]
労働基準法第15条(労働条件の明示)
　使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
２　前項の規定によつて明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者
は、即時に労働契約を解除することができる。
３　前項の場合、就業のために住居を変更した労働者が、契約解除の日から14日以内に帰郷する場合においては、使用者は、必要な旅費を負担しなければならない。
※労働者に対して明示しなければならない労働条件の詳細については、労働基準法施行規則第5条を参照。

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関連blog記事
2006年11月20日「労働契約書」
https://roumu.com/archives/50744198.html
2007年2月05日「パートタイマー労働契約書」
https://roumu.com/archives/52080828.html

 

参考リンク
厚生労働省「一般労働者用モデル労働条件通知書（常用、有期雇用型／日雇型）」
http://www2.mhlw.go.jp/info/download/19990226/01.htm

(宮武貴美)

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　新入社員が入社した際には社会保険の手続や給与計算等のために様々な、そして多くの個人情報を収集する必要があります。もちろん採用段階で収集している情報も様々あると思いますが、できれば情報の整理という観点からい入社時にはこのような書式で一度、情報の棚卸をしておくべきでしょう。

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Word形式　rookie_todoke.doc(59KB)
PDF形式　rookie_todoke.pdf(23KB)

[ワンポイントアドバイス]
　この書式は一般的な内容を盛り込んでいます。自社にあった項目を取り入れるとともに、必要に応じて添付書類で代用することも考えられるでしょう。なお、どの項目も個人情報となっていますので、取扱いには十分な注意が必要です。

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関連blog記事
2007年3月8日「入社誓約書」
https://roumu.com/archives/52824144.html
2007年3月7日「採用内定通知」
https://roumu.com/archives/52823465.html

 

(宮武貴美)

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　3月も中旬となり、ニュースなどではそろそろ桜の開花というような話も耳にするようなった。服部印刷はこの時期が文字通り、年間を通じた最繁忙期で社内もいつになくピリピリとした雰囲気が漂っている。そんな中、先日入社した社員のことでトラブルが発生したという連絡があり、大熊は急遽、服部印刷を訪問することとなった。

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大熊社労士：
　おはようございます。労務士の大熊と申します。9時から服部社長様にお約束をいただいておりますが。
服部社長：
　おぉ、おはようございます。大熊さん。
大熊社労士：
　新しく入社された社員さんの件で、ご相談があるとのことでしたが。
服部社長：
　えぇ、そうなんですよ。先月、坂本という社員を中途採用し、営業に配属させました。入社して1ヶ月が経ちましたが、どうも仕事ができないようで…。現場の上長に確認したところ、発注ミスや納品遅れを連発させているようで、お客様への対応で、周りの社員まで振り回されてしまっているような状態ということなんです。前職もルート営業をしていましたので、即戦力になると期待していたのですが…。
大熊社労士：
　そうはいってもまだ入社して1ヶ月ですし、ようやく慣れてきたところですよね。
服部社長：
　まぁ、それはそうなのですが…。問題はそれだけではなく、社員達が坂本君のことでいろいろと大変だという噂話をしていたようなのですが、それを坂本君が耳にしたようで、それ以来坂本君は休みがちになってしまったのです。このままではお客様からのクレームが続発し、当社の信用問題にもなりかねない状態でしたので、坂本君を呼んで「いまの状態では会社としても雇用を継続することができない。試用期間中でもあるから、辞めてくれないか」と伝えました。
大熊社労士：
　それで、坂本君はどのように言ってきましたか？
服部社長：
　それが「まだ入社して1ヶ月しか経っていないのに、なぜ辞めなければならないのか納得できない」と言っているのです。就業規則では入社から3ヶ月は試用期間としていますので、すぐに辞めてもらって問題ないのではないのですか？
大熊社労士：
　ちょっと待ってください。試用期間だからといって、社員をそう簡単には解雇できませんよ。
宮田部長：
　えっ？そうなんですか？試用期間ということは、まだその社員の能力や適性を見ている時期ですし、本人にも入社のときに「3ヶ月間は試用期間」であると伝えてあるんですよ？それなのに辞めてもらうことはできないのですか？
大熊社労士：
　辞めてもらうことができないということではありませんが、今回は少なくとも30日以上前に解雇の予告を行うか、30日分以上の解雇予告手当を支払う必要があります。試用期間中だからといって明日から来なくていいというようなことは、法的にできないことになっています。
宮田部長：
　そうなんですか、それじゃあ試用期間というのはどういう取扱いをすれば良いのですか？
大熊社労士：
　多くの会社では御社同様、就業規則において試用期間を設け、入社した社員の勤務態度や能力、仕事への適性を見極めて本採用にするか否かを判断しています。しかし、先ほど述べたように就業規則上の「試用期間」内だからといって、簡単に本採用なしとすることができるわけではありません。試用期間中に本採用を拒否する前提としては、まずその正当性が求められています。もっとも通常の解雇に比べれば、その使用者側の裁量権が広く認められるということは言えるでしょう。
服部社長：
　なるほど、試用期間中の本採用拒否は通常の解雇よりは問題とされにくいということですね。確かにそうでなければ試用期間の意味がないですものね。
大熊社労士：
　ここで重要になるのが、会社独自の「試用期間」について就業規則に規定しておくことで、能力の不足や適性の欠如などの理由から本採用が適当ではない、と会社が判断した場合には解雇する旨を定めておく必要があります。就業規則に明示しておかなければ試用期間による本採用拒否を主張することが難しくなります。もっとも就業規則を拝見する限り、ここは問題がなさそうですね。
宮田部長：
　はい、その記載はしっかりできています。
大熊社労士：
　最後に、先ほど「少なくとも30日以上前に解雇の予告を行うか、30日分以上の解雇予告手当を支払う必要がある」とお話しましたが、これには例外があります。労働基準法第20条の規定により、雇い入れから14日以内であれば解雇予告が必要ないとされています。今回は既に1ヶ月経過しているため、解雇予告が必要となりますが、今後は最初の2週間で最低限の見極めをするという意識を現場の管理職のみなさんとの間で共有されるのが良いでしょうね。
服部社長：
　ありがとうございます。それでは今回は解雇予告手当を支払った上で、十分にその理由を本人に説明しようと思います。また既存の社員についても、問題があれば早めに報告なり相談をして、必要な教育指導を行うことが必要だということを徹底しておきます。せっかく縁があって当社に入社してくれたのに、こんな結果になってしまったのは本当に無念です。

>>>to be continued

[大熊社労士のワンポイントアドバイス]
　こんにちは、大熊です。今回は、試用期間について取り上げてみました。最近は私の事務所でもお客様からの解雇の相談が急増しています。なぜこうした問題が増加しているのかという分析まではできていないのですが、どの企業でも起こり得る問題ですので、基本的なポイントだけは押さえておく必要があるように思います。

　さて、試用期間には労働基準法に定めのある14日間というものと、各企業が就業規則などで個別に定める試用期間の2つがありますが、今回のように入社して14日を経過してから解雇するケースでは、本採用拒否になる可能性を見通して事前に行っておくべきポイントが2つあります。
採用の際、本採用に移行するために必要となる能力、または期間内に積むべき実績などを示して具体的な目標を掲げておくこと
能力不足と判断された場合は、本採用が認められない場合もあることを十分に説明しておくこと

　この2つのポイントをなるべく書面で社員に伝えるようにし、就業規則にきちんと謳い込んでおくことが必要になります。こうした事例から、就業規則の整備の重要性、それも企業のリスクマネジメントとしての観点からの重要性を感じていただきたいと思います。

［関連条文］
労働基準法第21条
　前条の規定は、左の各号の一に該当する労働者については適用しない。但し、第1号に該当する者が1箇月を超えて引き続き使用されるに至つた場合、第2号若しくは第3号に該当する者が所定の期間を超えて引き続き使用されるに至つた場合又は第4号に該当する者が14日を超えて引き続き使用されるに至つた場合においては、この限りでない。
1．日日雇い入れられる者
2．２箇月以内の期間を定めて使用される者
3．季節的業務に４箇月以内の期間を定めて使用される者
4．試の使用期間中の者

(福間みゆき)

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　採用において、大学等からの推薦者を受け付ける場合に利用する学校への依頼文の通知書サンプルです。

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Word形式　saiyou_suisen_irai.doc(27KB)
PDF形式　saiyou_suisen_irai.pdf(8KB)

[ワンポイントアドバイス]
　特に技術系人材の採用においては従来より学校に対する推薦依頼を行うという慣習が根強く残っています。しかし、近年は推薦の場合でも人材が集まりにくくなっていること、入社後に多くのミスマッチが発生していることから、採用方法の多様化が進んでいます。

 

(宮武貴美)

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　身元保証人を変更する際に、社員から提出させる変更届のサンプルです。

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Word形式　hoshounin_change.doc(28KB)
PDF形式　hoshounin_change.pdf(7KB)

[ワンポイントアドバイス]
　入社時や職務内容変更時に社員に提出してもらう身元保証書。これは、保証人を変更する必要がでてきた場合に提出してもらう書式となります。変更に関しては旧保証人・新保証人の記載欄がありますが、旧保証人について記載できない場合は空欄でも問題ないでしょう。また新保証人については、本人の職務内容を改めて通知すると共に、会社案内を送付するなど、企業からの何らかの行動を取ることをお勧めします。

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関連blog記事
2006年11月30日「身元保証書」
https://roumu.com/archives/50843052.html

 

(宮武貴美)

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　社員の入社にあたり、その身元保証人に対して送付する挨拶状のサンプルです。

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Word形式　mimoto_hoshou_aisatu.doc(26KB)
PDF形式　mimoto_hoshou_aisatu.pdf(7KB)

[ワンポイントアドバイス]
　従業員に何らかのトラブルがあった場合に身元保証人は非常に重要な立場となってきます。会社案内等を送付することにより、企業の内容を知ってもらうと共に、従業員の従事する職務内容を知らせておくことが必要でしょう。なお、身元保証書提出時後、従業員の従事する職務内容に大きな変化があったときや任地を変更するような場合には、身元保証人に通知する必要があります。この通知を行わずに問題が発生した場合、身元保証人への賠償請求ができない可能性もでてきます。経理業務等、企業のお金を扱う部門への配置転換の際などにはこの書式をアレンジして身元保証人への通知を行う必要があります。

[根拠条文]
身元保証ニ関スル法律第3条
　使用者ハ左ノ場合ニ於テハ遅滞ナク身元保証人ニ通知スベシ
一　被用者ニ業務上不適任又ハ不誠実ナル事跡アリテ之ガ為身元保証人ノ責任ヲ惹起スル虞アルコトヲ知リタルトキ
二　被用者ノ任務又ハ任地ヲ変更シ之ガ為身元保証人ノ責任ヲ加重シ又ハ其ノ監督ヲ困難ナラシムルトキ

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参考リンク
茨城労働局「無制限の身元保証はない」
http://www.ibarakiroudoukyoku.go.jp/soumu/qa/saiyou/saiyou08.html
身元保証ニ関スル法律(昭和8年4月1日法律42号)
http://www.houko.com/00/01/S08/042.HTM

 

(宮武貴美)

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　採用候補者に対して不採用を通知する際の通知書サンプルです。

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Word形式　fusaiyou_tuchi.doc(29KB)
PDF形式　fusaiyou_tuchi.pdf(7KB)

[ワンポイントアドバイス]
　求職者への不採用通知については、書面で行うことが多いようです。個人情報保護法が施行されて以来、応募時に求職者から提出してもらった履歴書や職務経歴書等と合わせて郵送するケースが見られます。なお不採用時に履歴書等の返却を行わない場合には、事前に応募者にその十分な説明を行い、また情報流出などが起きないよう、早めにシュレッダーなどで廃棄処理することが望ましいでしょう。

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参考リンク
厚生労働省「厚生労働分野における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン等」
http://www.mhlw.go.jp/topics/bukyoku/seisaku/kojin/index.html

 

(宮武貴美)

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