社員の入退社が集中する年度末が近づき、人事労務に関する書類が増える時期になっています。そこで今回のワンポイント講座では、労働基準法で保存が義務づけられている書類とは、一体どのような書類を指しており、いつまで保存しておかなければならないのかについて確認してみましょう。
　
　労働基準法第109条は書類の保存に関し、「使用者は、労働者の名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」と定めています。条文に出てくる「その他労働関係に関する重要な書類」とは、例えば出勤簿、タイムカードなどの記録、労働基準法の規定に基づく労使協定の協定書および各種許認可書などが該当するとされています（厚生労働省労働基準局編『改正新版労働基準法 下』）。よって労働契約書や労働者名簿などの基本書類だけでなく、以下のような書類についても、保存しておく必要があります。
・会社側で始業・終業時刻を記録したもの
・残業命令書、残業報告書
・従業員が労働時間を記録した報告書

　次に、これらの書類に関する保存期間の起算日ですが、労働基準法施行規則第56条で、以下のとおりとされています。
労働者名簿：労働者の死亡、退職または解雇の日
賃金台帳：最後の記入をした日
雇入れまたは退職に関する書類：労働者の退職または死亡の日
災害補償に関する書類：災害補償が終わった日
賃金その他労働関係に関する重要な書類：その完結の日

　に該当するタイムカードなどについてはその完結の日となっていますが、具体的にいつが完結の日になるのかが実務上は問題となります。この取扱いについては、通達（平成13年4月6日　基発339号）が出されており、「それらの書類毎に最後の記載がなされた日」とされています。例えば時間外申請の書類を保存しておくケースで、時間外労働の申請を末日締めで管理している場合は、28日の記録についても31日までの記録をもって完結の日と考えられますので、その月の末日から3年間は必ず保存しておく必要があるということになるでしょう。

　人事労務に関する書類は増える一方であるため、書類ごとに最低いつまで保存しておかなければならないのか分かるようにし、整理しておくことが望まれます。

[関連法規]
労働基準法 第109条（記録の保存）
　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を３年間保存しなければならない。

[関連通達]
平成13年4月6日 基発第339号
　労働基準法第109 条において、「その他労働関係に関する重要な書類」について保存義務を課しており、始業・終業時刻など労働時間の記録に関する書類も同条にいう「その他労働関係に関する重要な書類」に該当するものであること。これに該当する労働時間に関係する書類としては、使用者が自ら始業・終業時刻を記録したもの、タイムカード等の記録、残業命令書及びその報告書並びに労働者が自ら労働時間を記録した報告書などがあること。なお、保存期間である3 年の起算点は、それらの書類毎に最後の記載がなされた日であること。※関連する部分のみ抜粋

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(福間みゆき)

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