今年よりマイナポータルを利用した年末調整の電子化が始まることになっています。導入するかの議論もまだ行っていないという企業も多いかとは思いますが、電子化をする際には、年末調整をするソフトの対応の確認、従業員が行うべきことの周知等が必要になります。
国税庁は先日から「年末調整手続の電子化及び年調ソフト等に関するＦＡＱ」をホームページに掲載し始めました。内容は5章にわたり、現状85の問に回答しています。まずは一部分のみを電子化にすることも考えられますので、ぜひ、チェックしてみてください。
■第１章■年末調整手続の電子化の概要
〔問１－１〕年末調整手続の電子化とは何ですか。
〔問１－２〕年末調整手続の電子化についてもう少し詳しく教えてください。
〔問１－３〕年末調整手続の電子化のメリットは何でしょうか。
〔問１－４〕毎年の年末調整手続を簡便化したいのですが、問１－１にある準備を全て行わなければ、簡便化はできないのでしょうか。
〔問１－５〕年末調整手続において電子化できるようになる書類にはどのようなものがありますか。
〔問１－６〕当社においては既に従業員から扶養控除等申告書などを電子データで提供してもらっているのですが、具体的には何か変わるのでしょうか。
〔問１－７〕これまで年末調整の際には、年末調整申告書を紙で提出してきたのですが、令和２年月以降は勤務先に電子データで送ればよい、ということですか。
〔問１－８〕令和２年10月１日以降、年末調整手続は必ず電子化しなければならないのですか。
〔問１－９〕住宅ローン控除について、２年目以降は年末調整の際に控除を受けることができますが、その際に使用する住宅ローン控除申告書、住宅ローン控除証明書及び年末残高等証明書を電子データで勤務先に提供することはできますか。
〔問１－10〕居住年が平成30年以前の場合には、年末調整の際に提出する住宅ローン控除申告書、住宅ローン控除証明書及び年末残高等証明書は勤務先に電子データで提供することはできないのですか。
〔問１－11〕〔問１－５〕の「控除証明書等」として掲げられている書類以外の書類（例：国外居住親族に係る親族関係書類・送金関係書類、勤労学生に該当する旨の証明書）は電子データで提供することはできないのですか。
〔問１－12〕年末調整手続を電子化したいのですが、具体的に何をすればよいですか。
〔問１－13〕年末調整手続の電子化のメリットとして、控除証明書等データを利用すると勤務先でのチェック事務が不要となるというものがありますが、なぜチェックしなくても大丈夫なのでしょうか。
〔問１－14〕年末調整手続を電子化するための税制改正が行われたと聞きましたが、この改正の概要について教えてください。
■第２章■年末調整手続の電子化に向けた準備【勤務先】
〔問２－１〕年末調整手続を電子化するためには、勤務先はどのような準備をすればよいですか。
〔問２－２〕従業員が使用する年末調整申告書作成用のソフトウェアにはどのようなものがありますか。また、利用料はかかりますか。
〔問２－３〕年末調整手続を電子化することについて、従業員への周知はいつごろまでに行っておく必要がありますか。
〔問２－４〕従業員が利用する年末調整申告書作成用のソフトウェアが国税庁から提供されると聞きました。給与システム等についても国税庁から提供されないのですか。
〔問２－５〕税務署への届出はどのようにすればよいですか。
〔問２－６〕「電磁的方法による提供の承認申請書」を提出した場合、どのくらいで承認されますか。
〔問２－７〕当社は既に「電磁的方法による提供の承認申請書」を提出していますが、令和２年10月から住宅ローン控除申告書についても電子的に提供を受けたいと思っています。改めて申請書を出しなおす必要はありますか。
〔問２－８〕当社では、令和２年10月末に「年末調整関係書類の電磁的方法による提供を受けるために必要な措置」が完了する予定です。しかし、完了後に「電磁的方法による提供の承認申請書」を提出すると、令和２年の年末調整の時期に間に合いません。事前に申請することはできないのでしょうか。
〔問２－９〕「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供」を受けるために必要な「一定の要件」とはどのようなものですか。
〔問２－10〕当社においては、従業員各自の「社員ページ」を設けており、従業員はそのページから人事･給与等の申請を行っています。年末調整に関する年末調整申告書についても従業員にこの「社員ページ」を通じて提出することを考えていますが、この場合は問２－９にある「一定の要件」を満たしているといえるのでしょうか。
〔問２－11〕当社においては、従業員各自の「社員ページ」を設けており、従業員はそのページから人事･給与等の申請を行っています。年末調整手続を電子化するためにシステム改修すべき点について教えてください。
〔問２－12〕源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認を受けた場合には、その後はすべての従業員から年末調整関係書類について必ず電子データによる提供を受けなければならないのですか。
〔問２－13〕「電磁的方法による提供の承認申請書」を提出するに当たり、従業員から事前に承諾等を受けておく必要はありますか。
〔問２－14〕書面の扶養控除等申告書や保険料控除申告書は提出の際に従業員に押印するよう求めていましたが、源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電子データによる提供を受ける場合に、従業員に押印に代わる手続を求める必要はありますか。
〔問２－15〕次のような方法も電子データによる提供に該当しますか。
・エクセルシートやＰＤＦファイルに必要事項を入力し、勤務先に送信すること
・手書きで扶養控除等申告書や保険料控除申告書を作成し、それをスキャナーで読み込んだデータを勤務先に送信すること
〔問２－16〕電子データにより提供を受けた年末調整関係書類はいつまで保存する必要がありますか。
■第３章■年末調整手続の電子化に向けた準備【従業員】
〔問３－１〕年末調整手続を電子化すると、何がどのように変わるのですか。
〔問３－２〕勤務先における年末調整手続が電子化されるため、年末調整申告書及び控除証明書等について電子データで提供するよう指示がありました。従業員にとってどんなメリットがありますか。
〔問３－３〕年末調整手続を電子化するためには、従業員はどのような準備をすればよいですか。
〔問３－４〕パソコンを持っていませんが、年末調整申告書を電子データで提供できますか。
〔問３－５〕年末調整申告書の電子データによる提出は、いつから利用することができますか。
〔問３－６〕年末調整手続を電子化するためには、従業員はいつごろから準備をすればよいですか。
〔問３－７〕勤務先から、年末調整手続を電子化するため、年末調整申告書及び控除証明書を電子データで提供するよう言われました。年末調整申告書データはどのように作成すればよいですか。
〔問３－８〕保険会社等が交付する控除証明書等の電子データはどのようにして受け取るのですか。
〔問３－９〕控除証明書等を電子データで交付してもらうためには、保険会社等に対してどのような手続が必要ですか。
〔問３－10〕私が契約している保険会社等は控除証明書等の電子データ交付に対応していますか。
〔問３－11〕勤務先の年末調整手続が電子化されることにより、保険料控除証明書を電子データで取得し、年末調整申告書を電子データで提供するよう指示があったため調べたところ、私が契約している保険会社が保険料控除証明書の電子データ交付に対応していなかったのですが、どうしたらよいですか。
〔問３－12〕税務署から発行される住宅ローン控除証明書を電子データで取得する場合に必要な手続きはありますか。
〔問３－13〕年末調整において生命保険料控除と小規模企業共済等掛金控除（iDeCo）の適用を受けようと考えています。生命保険料の控除証明書は電子データで取得できたのですが、「小規模企業共済等掛金払込証明書」が書面で届きました。全ての控除証明書が電子データで届かなければ、保険料控除申告書を電子データで提供することはできないのですか。
〔問３－14〕保険会社等から保険料控除証明書等が書面で送られてきたのですが、これをスキャナーで読み込む等によりデータ化したものを勤務先に提供することはできますか。
〔問３－15〕保険会社等から控除証明書等について電子データで交付を受けたのですが、勤務先から年末調整申告書を従来どおり書面で提出するよう指示がありました。この場合、受領した控除証明書等データはどのように提出することになるのでしょうか。
〔問３－16〕私が加入している生命保険は年払い契約となっており、毎年12月に年間の保険料を支払っています。これまでは保険会社から送付される「支払予定額のお知らせ」というハガキをもとに保険料控除申告書を作成していましたが、この「支払予定額のお知らせ」についても電子化されるのでしょうか。
〔問３－17〕私は自己が所有する住宅に居住し、その一部を他人に賃貸しています。地震保険料についてはこの賃貸部分も含めて加入しているため、毎年地震保険料控除証明書に記載された証明額を按分し、減額して記載しています。年末調整が電子化された場合、どのように申告すればよいですか。
〔問３－18〕団体（扱）保険に係る控除証明書についても、電子データにより交付されますか。
■第４章■マイナポータル連携
〔問４－１〕マイナポータル連携とは何ですか。
〔問４－２〕マイナポータルから控除証明書等データを取得するとのことですが、マイナポータルとは何ですか。
〔問４－３〕マイナポータル連携により控除証明書等データを取得するメリットは何ですか。
〔問４－４〕控除証明書等データをマイナポータル連携で取得するための準備について教えてください。
〔問４－５〕マイナンバーカードの取得方法やマイナポータルの開設はどのように行うのですか。
〔問４－６〕パソコン版の年調ソフトでマイナポータル連携をするためにはマイナンバーカードとICカードリーダライタが必要ですか。25
〔問４－７〕マイナポータル連携はスマートフォン版の年調ソフトでも利用可能ですか。
〔問４－８〕民間送達サービスとはどのようなものですか。
〔問４－９〕年調ソフトを利用してマイナポータル連携する際の手順を教えてください。
〔問４－10〕マイナポータル連携を利用することによるマイナンバーの流出のおそれはないのですか。
〔問４－11〕私は毎年の年末調整で、生計を一にしている配偶者が契約者となっている生命保険に係る保険料について保険料控除申告書に記載してきたのですが、配偶者名義の控除証明書等データについてマイナポータル連携で取得し、自動入力することはできるのでしょうか。
〔問４－12〕当社においては、従業員各自の「社員ページ」を設けており、従業員はそのページから人事･給与等の申請を行っています。従業員にマイナポータル連携により控除証明書等データを取得させるためにはどのようなシステム改修が必要となりますか。
■第５章■年調ソフト
〔問５－１〕年調ソフトとは何ですか。
〔問５－２〕年調ソフトはいつから利用することができますか。
〔問５－３〕年調ソフトは誰でも使うことができるのですか。
〔問５－４〕年調ソフトの利用のために費用はかかりますか。
〔問５－５〕年調ソフトをパソコンやスマートフォンにダウンロードして利用する際の利用環境について教えてください。
〔問５－６〕年調ソフトはどこからダウンロードできますか。
〔問５－７〕パソコン版の年調ソフトのインストールには管理者権限が必要ですか。
〔問５－８〕パソコン版の年調ソフトを従業員に利用させる場合、勤務先が一括で国税庁ホームページからダウンロードし、各従業員へ配付することは可能ですか。
〔問５－９〕当社では一台のパソコンを複数の従業員で共用しているのですが、その場合でも年調ソフトは複数人での使用は可能ですか。他人に自分の年末調整申告書の内容が見られてしまうことはありませんか。
〔問５－10〕スマートフォン版の年調ソフトを利用していましたが、機種変更した場合に再度のダウンロードが必要になりますか。
〔問５－11〕年末調整手続を電子化するためには、年調ソフトを利用することが必須となるのでしょうか。
〔問５－12〕年調ソフトではどのようなことができるのですか。
〔問５－13〕年調ソフトでは、勤務先が行う年税額の計算も可能ですか。
〔問５－14〕年調ソフトで作成した年末調整申告書データはどのようにして勤務先に提供するのですか。
〔問５－15〕当社の従業員は、これまで年末調整申告書を手書きで記載していたのですが、年調ソフトを利用して年末調整を電子化したいと考えています。当社で利用している給与ソフトで
どのように年末調整計算を行うのでしょうか。31
〔問５－16〕年調ソフトの出力機能は、年末調整申告書の電子データだけですか。別途書面で出力して提出することはできないのでしょうか。
〔問５－17〕保険会社から控除証明書を書面で交付されたのですが、その場合には年調ソフトは利用できないのですか。
〔問５－18〕年調ソフトを利用して従業員から年末調整申告書データ及び控除証明書等データの提供を受けるために何か準備することはありますか。
〔問５－19〕従業員から年調ソフトにより作成した年末調整申告書データを書面で出力の上、提出を受ける場合でも「電磁的方法による提供の承認申請書」を提出する必要はありますか。
〔問５－20〕年調ソフトは一度ダウンロードしたら毎年の年末調整事務で利用することができますか。
〔問５－21〕年調ソフトが改修される都度、自社の給与システム等の改修を行う必要がありますか。
〔問５－22〕令和３年分の年調ソフトはいつ頃ダウンロードできるようになりますか。
〔問５－23〕令和３年分の年調ソフトを使用する際は、また最初から住所、氏名等を入力しなければならないのでしょうか。
〔問５－24〕年調ソフトから書面出力した年末調整関係書類の様式が、国税庁ホームページに掲載されている様式と見た目が異なりますが、提出しても問題ありませんか。
〔問５－25〕年調ソフトから書面出力した所得金額調整控除申告書には控除額の記載がないのですが、大丈夫でしょうか。
↓「年末調整手続きの電子化及び年調ソフト等に関するFAQ」
https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/pdf/nencho_faq.pdf
関連記事
2019年11月21日「来年より始まるマイナポータルを利用した年末調整手続の電子化とその準備」
https://roumu.com/archives/99695.html
参考リンク
国税庁「年末調整手続の電子化に向けた取組について（令和２年分以降）」
https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm
(宮武貴美
)
http://blog.livedoor.jp/miyataketakami/
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参考リンク
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服部社長
福島さん
宮田部長
大熊社労士
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