社内公募制度の応募者に対し、その審査結果を伝える際の書式です。
[ダウンロード]
Word形式 fa_kettei.doc(29KB)
PDF形式 fa_kettei.pdf(7KB)
[ワンポイントアドバイス]
昨日ご紹介した社内公募制度結果通知は不合格を例に挙げたものになりますが、こちらの書式は「異動を承認する（異動日： 年 月 日 付け）」および「今回の異動申請には応じられない」とい合否双方を選択でき、その理由を明示できるような書式になっています。昨日からの繰り返しにはなりますが、応募に対して不合格とする場合には、その社員のモティベーションを低下させないよう、十分な理由の説明が求められます。できるだけ具体的な理由をフィードバックし、課題の明確化をしてやりたいものです。
(大津章敬
)
社内公募制度の応募者に対し、その審査後、不合格を伝える際の書式です。
[ダウンロード]Word形式 fa_fugoukaku.doc(24KB)PDF形式 fa_fugoukaku.pdf(7KB)
[ワンポイントアドバイス]
社内公募制度を実施し、実際に応募があった場合でも、そのすべてを受け入れることは当然できません。定員以上に応募があった場合もあれば、人材の能力や経験、その他の条件面で基準に達しないこともあることでしょう。応募に対して不合格とする場合には、その社員のモティベーションを低下させないよう、十分な理由の説明が求められます。できるだけ具体的な理由をフィードバックし、課題の明確化をしてやりたいものです。この書式ではそこまで詳しい理由を明示するようにはなっておりませんので、別途担当である総務部長などがフォローを行うことが重要でしょう。また今後の職場での仕事に影響が出ないように、応募の事実については完全に秘密にするというのも鉄則です。
(大津章敬)
平成24年3月の適格退職年金制度の完全廃止期限が徐々に近付いてきています。これに伴い、適格退職年金制度を廃止し、中退共などに移管し、同時に退職金制度を見直す企業が増えています。この書式はそうした取り扱いを行う際、将来の無用なトラブルに備え、従業員より回収する確認書（同意書）のサンプルになります。
□重要度：★★
□官公庁への届出：不要
□法定保存期間：なし（将来のトラブルを想定すれば、制度改定時の従業員が退職するまで保存することが望ましい）
[ダウンロード]Word形式 taishokukinkaitei_kakunin.doc(24KB)PDF形式 taishokukinkaitei_kakunin.pdf(7KB)
[ワンポイントアドバイス]
適年廃止および退職金制度改定という取り扱いは、場合によっては従業員にとって不利益な内容を伴うこともあり、改定の際には十分な説明が必要となりますが、将来のトラブルを防止する観点からはこの書式にあるような確認書（同意書）を取っておくと、より確実でしょう。なお、制度改定の説明会を行った際には、その議事録および参加者名簿を残すなどの対応も、制度改定における適正手続を証明するためには重要となります。なお退職金制度改定に関しては拙著「中小企業の退職金・適年制度改革実践マニュアル」もご参考頂ければと思います。
[参考リンク]
大津章敬著「中小企業の退職金・適年制度改革実践マニュアル」
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4539719599/roumucom-22
(大津章敬)
人事制度改革の際には、従来の資格制度を見直し、新たにグレードを設定することが多く見られますが、このシートはそのグレードのガイドラインをヒアリングするためのアンケートシートです。
[ダウンロード]Word形式 guideline_hearing.doc(28KB)PDF形式 guideline_hearing.pdf(10KB)
[ワンポイントアドバイス]
人事制度改定のご依頼を頂く企業を見ると、そのほとんどで旧来の職能資格制度が形骸化しており、その再設計が求められます。この問題を解決するためには、従来の資格制度を統廃合し、新たなグレードを設定することになりますが、その際、同時にグレードのガイドラインを作成します。これは人事評価制度のベースとなると同時に、昇格のためのガイドラインや教育の目安としても活用するものです。よって、できるだけ具体的に定めることがポイントとなるため、現場の管理者からのヒアリングが欠かせません。そのヒアリングの際、このシートを活用します。「このグレードの基本イメージ」という部分は会社側で事前に作成し、この基本イメージに基づき、社員に共通して求められる能力・行動・意識と、職種別で求められるそれを抽出していきます。作成する際には、社員が見て、そのイメージが沸き、行動に移すことができるような表現をすることが重要です。
(大津章敬)
本書式は平成25年の法改正対応版ではございませんのでご注意ください。
平成18年4月1日に改正高年齢者雇用安定法が施行され、定年の定めをしている事業主は、その雇用する高年齢者の65歳までの安定した雇用を確保するため、「定年の引上げ」「継続雇用制度の導入」「定年の定めの廃止」のいずれかを講じなければならないこととなりました。このうち、継続雇用制度については、労使協定を締結することにより、対象となる高年齢者について選定基準を設けることができるとされています。この書式はその協定書サンプルになります。
□重要度：★★★★
□官公庁への届出：不要（この協定に伴う就業規則の変更は届出が必要）
□法定保存期間：なし（少なくとも継続雇用上限年齢が65歳になる年まで保存することべきでしょう）
[ダウンロード]Word形式 kyoutei_koyoukeizoku.doc(35KB)PDF形式 kyoutei_koyoukeizoku.pdf(11KB)
[ワンポイントアドバイス]
この労使協定ではその選定基準が一番の問題点となります。通達「高年齢者等の雇用の安定等に関する法律の一部を改正する法律の施行について」（平成16年11月4日 職高発第1104001号）では、望ましい基準として以下の２つの観点およびその例が示されています。
意欲、能力等を具体的に測るものであること（具体性）
労働者自ら基準に適合するか否かを一定程度予見することができ、到達していない労働者に対して能力開発等を促すことができるような具体性を有するものであること。
必要とされる能力等が客観的に示されており、該当可能性を予見することができるものであること（客観性）
企業や上司等の主観的な選択ではなく、基準に該当するか否かを労働者が客観的に予見可能で、該当の有無について紛争を招くことのないよう配慮されたものであること。
【例】
□社内技能検定レベルＡレベル
□営業経験が豊富な者（全国の営業所を3か所以上経験）
□過去3年間の勤務評定がＣ以上（平均以上）の者（勤務評定が開示されている企業の場合）
この法律は平成17年12月1日に施行されたものであり、東京労働局の調査では平成18年6月1日現在の高年齢者雇用状況報告を提出した51人以上規模企業で、84.3％の企業が高年齢者雇用確保措置の実施を行ったとされています。まだ未実施の企業は早急に行う必要があります。
[参考リンク]
厚生労働省「高年齢者雇用安定法の改正のお知らせ」
http://www.mhlw.go.jp/general/seido/anteikyoku/kourei2/
東京労働局「改正高齢法に基づく高年齢者雇用確保措置の実施状況」
http://www.roudoukyoku.go.jp/news/2006/20061019-kourei/20061019-kourei.html
(宮武貴美
)
個人情報保護法の施行等により、個人情報を中心とした情報管理の重要性が増しています。この書式では企業の機密情報の管理に関するルールとその漏洩時における損害賠償の可能性について認識させた上で、社員本人の個人情報管理に関する同意を得るような書式となっています。企業としては従業員に一読させ、内容を理解させた上で、本人の署名、捺印を取ることになります。
重要度：★★★
官公庁への届出：不要
法定保存期間：特になし(従業員が退職するまで保存しておくことが望ましい)
[ダウンロード]Word形式 kojinjouhou_seiyakusho.doc(27KB)PDF形式 kojinjouhou_seiyakusho.pdf(10KB)
[ワンポイントアドバイス]
従業員が入社した日あるいはその近日中に誓約書を提出させます。誓約書を従業員に必ず読ませ、情報の取り扱いについて牽制しておくことを目的としています。併せて守秘義務研修を行うことで、情報の取り扱いに対する意識を高めることができるでしょう。会社だけでなく関係先や個人を守っていくためにも、個人情報や業務に関する技術や営業に関する情報等を、社内で統一されたルールで扱うことが重要になってきます。企業としては、情報が漏洩しないようにパソコンの管理を徹底したり、シュレッダーを設置するなど物理的な環境を整えると同時に、従業員の意識を向上させる対策が不可欠となっています。
(福間みゆき
)
届出をした就業規則を紛失したために、労働基準監督署に対して就業規則の写しを依頼する際に提出する書類。
重要度：★
官公庁への届出：不要
法定保存期間：定めなし
[ダウンロード]Word形式 kisoku_koufu.doc(29KB)PDF形式 kisoku_koufu.pdf(8KB)
[ワンポイントアドバイス]
届出がされている就業規則を紛失してしまったなどに、この書式を利用し、その写しの交付を依頼しますが、基本的にはこの書式を使用することがないよう、最新の就業規則がどれなのか分かるように社内で備え付けておくことが重要になってきます。紙ベースだけでなく、電子媒体としても保存しておき、管理する人を定めておくことが望まれます。
(福間みゆき)
労働者が退職する際に、その請求に基づき交付する退職証明書。その内容は、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由について記載することになっており、中途採用者の前職での経験や待遇を確認する手段に利用できます。その他にも、退職後の社会保険から国民健康保険に切り替える際の日付確認にも利用されているようです。
重要度：★★★
官公庁への届出：不要
法定保存期間：なし（労働者の請求に基づき交付する）
[ダウンロード]
Word形式 shoshiki093.docx(35KB)
PDF形式 shoshiki093.pdf(9KB)
[ワンポイントアドバイス]
退職証明書の作成において注意すべき点は、以下の２点です。
発行時期
自己都合退職の場合は退職の際に遅滞なく交付することになっていますが、解雇予告を行い、予告から退職までの間に労働者が請求をした場合、遅滞なく交付しなければならないと労働基準法で定めています。解雇トラブルは近年、非常に大きな問題となっています。会社側としては、速やかで誠実な対応が望まれるところでしょう。
記入する内容
記入する内容については法律で定められていますが、労働者の請求しない事項は記入してはならないとされています。
[根拠条文]
労働基準法第22条（退職時等の証明）
労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならな
い。
２ 労働者が、第20条第1項の解雇の予告がされた日から退職の日までの間において、当該解雇の理由について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。ただし、解雇の予告がされた日以後に労働者が当該解雇以外の事由により退職した場合においては、使用者は、当該退職の日以後、これを交付することを要しない。
３ 前２項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。
４ 使用者は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をし、又は第1項及び第2項の証明書に秘密の記号を記入してはならない。
(宮武貴美
)
就業規則を作成または変更した際に、過半数を代表する労働組合または過半数を代表する労働者の意見を聞き、就業規則に添付した上で労働基準監督署に届出する書類。記入方法としては、左側の「 殿」には会社名と代表者名を記入し、意見を述べる代表者の署名と押印し、その下に代表者の選出方法および就業規則の作成・変更に関する意見を記載します。
重要度：★★★★
官公庁への届出：必要（所轄労働基準監督署へ作成(変更)後遅滞なく）
法定保存期間：定めなし（受領印のある規程は基本的に会社が存続する限り、保存が望ましい）
[ダウンロード]Word形式 kitei_iken.doc(26KB)PDF形式 kitei_iken.pdf(8KB)
[ワンポイントアドバイス]
就業規則の作成（変更）とその届出は以下のプロセスで行います。会社が就業規則（案）を作成して、従業員に提示する。従業員代表が意見書を会社に提出する。
就業規則に意見書および就業規則(変更)届を添付して、労働基準監督署へ届け出る
以上が基本的なプロセスですが、実務上では就業規則の内容を従業員に周知させることが非常に重要になっています。また、「意見を聞く」ことの解釈には「同意する」ことまで要求されていません。従業員が就業規則（案）を検討して、意見を述べる機会と時間的な余裕が与えられ、可能な限り従業員の意見を尊重することが求められています。
[根拠条文]
労働基準法第90条（作成の手続）
使用者は、就業規則の作成又は変更について、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければならない。
２ 使用者は、前条の規定により届出をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない。
(福間みゆき)
就業規則を作成または変更した際に、それらに添付して労働基準監督署に提出する書類。定型の申請書様式は決まっていませんが、事業所の名称、事業所の所在地、使用者氏名等を記載する必要があります。
重要度：★★★★
官公庁への届出：必要（所轄労働基準監督署へ作成(変更)後遅滞なく）
法定保存期間：定めなし（受領印のある規程は基本的に会社が存続する限り、保存が望ましい）
[ダウンロード]Word形式 kitei_todoke.doc(33KB)PDF形式 kitei_todoke.pdf(11KB)
[ワンポイントアドバイス]
常時10人以上の従業員がいる会社（事業場）は必ず就業規則を作成しなければならず、これに違反すると30万円以下の罰金となります。常時10人以上とは、時として10人未満になることがあっても、通常は10人以上であるという意味となりますが、この人数にはアルバイトやパートタイマー等が含まれていますので、注意が必要です。
就業規則の作成または届出は、事業場を単位としていますので、同じ企業内であっても、各企業の工場や営業所等のいわゆる「事業場」でそれぞれが常時10人以上であれば、事業場ごとに就業規則を作成・届出をすることになります。事業場の従業員数が常態として10人未満である場合には、労働基準法上は就業規則を作成しなくても差し支えないとされていますが、労働条件や会社で守るべき規律などをめぐる会社と従業員との間の争いごとを未然に防ぐには、就業規則を作成しておいた方が好ましいでしょう。就業規則の変更の内容によっては「労働条件の不利益変更」という問題が生じ、訴訟となることがあります。この場合には変更の変更には合理性が必要とされ変更の理由、従業員との十分な話し合い、変更緩和措置や代替案等の有無が「合理性の総合判断」の材料とされることになります。
届出にあたっては、就業規則を２部作成し、１部は事業場控えとして労働基準監督署の届出済印を受けて返してもらい保存しておくと良いでしょう。
[根拠条文]
労働基準法第89条（作成及び届出の義務）
常時10人以上の労働者を使用する使用者は、一定の事項について、就業規則を作成し、これを遅滞なく所轄労働基準監督署長に届け出なければならない。これを変更した場合も、同様である。
労働基準法第120条
次の各号の一に該当する者は、30万円以下の罰金に処する。
1．第14条、第15条第１項若しくは第３項、第18条第７項、第22条第１項から第３項まで、第23条から第27条まで、第32条の２第２項（第32条の４第４項及び第32条の５第３項において準用する場合を含む。）、第32条の５第２項、第33条第１項ただし書、第38条の２第３項（第38条の３第２項において準用する場合を含む。）、第57条から第59条まで、第64条、第68条、第89条、第90条第１項、第91条、第95条第１項若しくは第２項、第96条の２第１項、第105条（第100条第３項において準用する場合を含む。）又は第106条から第109条までの規定に違反した者
[参考判例]
秋北バス事件 昭和43年12月25日 最高裁（大）判
労働条件を定型的に定めた就業規則は、一種の社会的規範としての性質を有するだけでなく、それが合理的な労働条件を定めているものであるかぎり、経営主体と労働者との間の労働条件は、その就業規則によるという事実たる慣習が成立しているものとして、その法的規範性が認められるにいたっている（民92）といえる。当該事業場の労働者は、就業規則の存在および内容を現実に知っていると否とにかかわらず、また、これに対して個別的に同意を与えたかどうかを問わず、当然にその適用を受けるものというべきである。
アーク証券〔本訴〕事件 平成12年1月31日 東京地裁判決
就業規則の変更により、降格または減給を基礎づける変動賃金制（能力評価制）を導入した措置および諸手当を減額した措置について、給与削減の必要性は認められるが、代償措置その他関連する労働条件の改善がされていないこと、適切な経過措置が採られていないこと、労使間の利益調整がされた結果としての合理的な内容と認められないこと、変更について高度の必要性が認められないことから、その合理性が否定された。
(福間みゆき)
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